„Stechuhr? Das ist doch was für Omas Fabrik!“ Wer so denkt, riskiert schneller ein Bußgeld als der Barista den ersten Cappuccino durchlässt. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) muss jedes Unternehmen ein „objektives, verlässliches und zugängliches“ System zur Arbeitszeiterfassung einführen – sofort, unabhängig von Branche, Größe oder Arbeitsmodell.
1 | Status quo 2025: Pflicht ohne eigenes Gesetz
Paradox, aber wahr: Die Verpflichtung folgt direkt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Ein spezielles Zeiterfassungsgesetz steckt weiter im parlamentarischen Stau; der BMAS-Entwurf (elektronisch, Eintrag spätestens sieben Tage nach Schichtende, Aufbewahrung zwei Jahre) wartet auf grünes Licht. Übergangsfristen? Fehlanzeige. Die Aufsichtsbehörden prüfen längst – und kennen die BAG-Linie auswendig.
2 | Was droht, wenn nichts passiert?
Arbeitsschutzbehörden können schon heute Anordnungen erlassen und mit bis zu 30 000 € pro Verstoß sanktionieren. Der Entwurf will diese Obergrenze demnächst auf alle Dokumentationsfehler ausdehnen. Wer also „abwarten“ spielt, setzt 30 000 € auf Rot – und der Kessel dreht sich monatlich.
3 | Drei Mythen, die teuer werden
| Mythos | Realität | Risiko |
|---|---|---|
| „Wir haben Vertrauensarbeitszeit – da muss nichts erfasst werden.“ | Auch Vertrauensmodelle brauchen eine objektive Dokumentation; nur die Kontrolle bleibt vertrauensbasiert. | Bußgeld + fehlende Beweise bei Überstundenklagen |
| „Excel reicht.“ | Kurzfristig vielleicht, langfristig verlangt die Politik manipulationssichere Software oder Terminals. | Umstellung doppelt teuer, Beweiswert angezweifelt |
| „Werkstudis oder Freelancer sind außen vor.“ | Pflicht gilt für alle Beschäftigten – Minijobber, Praktikanten, Fremdfirmen inklusive; ausgenommen sind nur echte Geschäftsführer. | Sammelforderungen, intensive Behördenbesuche |
4 | Fünf Sofortmaßnahmen – schnell & bezahlbar
- Systemwahl treffen
Cloud-Tool, Terminal oder App – Hauptsache fälschungssicher, täglich verfügbar und DSGVO-konform (EU-Server, Löschkonzept). - Dienstanweisung aktualisieren
Klare Regel: „Arbeitsbeginn, -ende und Pausen werden noch am selben Tag eingetragen.“ Mobile Teams nutzen die App. - Betriebsrat einbinden
Beim Wie der Erfassung hat der Betriebsrat volles Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Eine saubere Betriebsvereinbarung spart endlose Diskussionen. - Kontrollprozess etablieren
Monatliche Stichproben auf 11-Stunden-Ruhe und 10-Stunden-Tagesgrenze. Verstöße schriftlich rügen – sonst haften Sie später mit. - Datenschutz sauber regeln
Aufbewahrung zwei Jahre, Zugriff nur „Need-to-know“. Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO in die Mitarbeiterinfo integrieren.
5 | Praxisfall Köln
Eine Digital-Agentur (fünf Köpfe) führte handschriftliche Stundenzettel. Nach einer Beschwerde stellte die Bezirksregierung fehlende Aufzeichnungen und wiederholte 10-Stunden-Überschreitungen fest. Ergebnis: Sofortige Umstellung auf elektronische Erfassung und 5 000 € Bußgeld je Verstoß. Ein Smartphone-Tool für vier Euro im Monat hätte das verhindert.
6 | Mein Angebot – knapp, aber präzise
Ich prüfe Ihre Verträge und Richtlinien, formuliere rechtssichere Dienstanweisungen und vertrete Sie gegenüber Behörden oder vor Gericht, wenn es bereits brennt. Keine Workshops, keine Hochglanz-Audits – sondern gezielte juristische Unterstützung, genau dort, wo sie nötig ist.
Merksatz: Arbeitszeit nicht zu erfassen spart keine Zeit – es kostet welche.
